La traducción de actas societarias es esencial para garantizar la conformidad legal, facilitar la comunicación efectiva, respaldar la toma de decisiones estratégicas y prevenir malentendidos y conflictos en el ámbito empresarial internacional. En definitiva, evitan los malos entendidos, lo que contribuye a mejorar la comunicación y la colaboración entre diversos equipos multilingües. Pero para ello, su redacción y, por tanto, su traducción, se ha de tener muy en cuenta. ¿Cuáles son, pues las características del lenguaje de las actas españolas que conviene tener en cuenta en la traducción al español?

Primero que nada, ¿qué son las actas?

Si has llegado hasta aquí, seguramente ya sepas lo que son las actas societarias, pero por si acaso, lo vamos a aclarar.

Las actas societarias son textos donde se registran las decisiones tomadas en las juntas de las sociedades mercantiles. ¿Por qué es importante registrar estas decisiones? Para documentar diferentes operaciones comerciales: fusiones, adquisiciones, aumentos de capital, presentación de cuentas anuales, nombramientos y ceses, contratación de empleados y proveedores, autorización de préstamos… Esta documentación es esencial a efectos de auditorías y resolución de conflictos. Además, se utilizan para planificar el futuro de la empresa y evaluar los resultados de las decisiones tomadas.

Las actas, pues, constituyen un medio de prueba de todos hechos ocurridos en la reunión y de todas las decisiones adoptadas en la misma. Las actas no son solo importantes y esenciales, sino que también son obligatorias para todas las sociedades mercantiles.

¿Qué información debe incluir un acta?

Es muy importante tener en cuenta la información que debe aparecer. Aunque no existe un único modelo de acta, sí que hay unos aspectos que siempre deben incluirse. Dado que transcribir literalmente una reunión es muy complicado, se deben recoger los aspectos más importantes para que queden registrados. Así pues, para elaborar un acta se deben incluir lo siguiente:

  1. El nombre del órgano social que se reúne.
  2. El número del acta.
  3. Fecha y lugar de la junta.
  4. La información sobre la convocatoria: quién convocó, el medio por el cual convocó, la antelación de la convocatoria.
  5. La naturaleza de la reunión: si es ordinaria o extraordinaria, por ejemplo.
  6. Los puntos aceptados como orden del día.
  7. Un resumen de los asuntos debatidos y las intervenciones anotadas.
  8. El número de acciones suscritas.
  9. Lista de asistencia.
  10. Las resoluciones tomadas.
  11. El número de votos emitidos a favor, en contra y en blanco de las decisiones.
  12. La firma de los asistentes.
  13. La firma del presidente y el secretario de la asamblea o del o los comisarios.

¿Cómo se debe redactar un acta societaria?

Además de la importancia y formalidad de su contenido, la redacción y traducción jurada de actas de sociedades al español ha de seguir un estilo específico, que debe se preciso y riguroso.

  • Concisión: evitar las oraciones largas y el estilo difuso.
  • Formalidad y neutralidad: hacer que las actas sean accesibles y comprensibles para un público amplio.
  • Precisión: reproducir exactamente lo que se debatió durante la sesión.
  • Claridad: redactar en un lenguaje y formato claro y entendible. Evitar terminologías técnicas que dificulten la comprensión.
  • Estructura: seguir la estructura del formato de las actas: encabezado (lugar, fecha, participantes y el motivo de la reunión), cuerpo principal (constancia de todos los temas tratados, debates originados y argumentos dados), conclusión (los resultados y las decisiones tomadas), firmas y anexos.
  • Tiempos verbales: en las actas de sociedades mercantiles españolas se usa el presente.
  • Uso de tratamientos de cortesía (señor/a, Sr./Sra., don/doña o incluso Sr. D./Sra. Dña.) para añadir formalidad.

Traducción de actas societarias

Las actas son la clave para proporcionar transparencia, además de para evitar confusiones o malentendidos en el futuro. Por eso es tan importante que todo lo tratado quede debidamente recogido por escrito, además de traducido por un traductor jurídico, en los casos internacionales y multilingües. De este modo, se puede consultar para resolver cualquier duda, tanto en el ámbito local, como en el internacional.